Ausbildung Kaufmann/-frau für Büromanagement – Starte deine Bürokarriere beim DJH

Es handelt sich um eine dreijährige duale Ausbildung, was bedeutet, dass man als Azubi ein paar Tage in der Woche in einem Unternehmen verbringt und die restlichen Wochentage in einer Berufsschule. In seltenen Fällen finden die theoretischen Phasen im Blockunterricht statt. Dann ist man für mehrere Monate am Stück im Unternehmen und anschließend für mehrere Wochen in der Berufsschule. Im ausbildenden Unternehmen kommen die angehenden Kaufleute für Büromanagement von Beginn an in einer festen Abteilung unter und lernen dort alle Arbeitsabläufe kennen. In so genannten Wahlqualifikationen, wie zum Beispiel Personalwirtschaft oder Logistik, spezialisieren sich die Auszubildenden im zweiten Jahr.

Welche Schwerpunkte gibt es in der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement?

Nach dem ersten Ausbildungsjahr kannst du dein Wissen in Wahlqualifikationen vertiefen, die sich nach dem Schwerpunkt des Ausbildungsbetriebs oder nach deiner Abteilung richten.

Mögliche Wahlpflichtqualifikationen:

• Auftragssteuerung und -koordination: Hier lernt man, wie man Aufträge abwickelt, nachbearbeitet und Angebote erstellt. 
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle: Mit dieser Spezialisierung befinden sich angehende Kaufmänner für Büromanagement im Bereich Finanzbuchhaltung und beschäftigen sich beispielsweise mit der Kostenkalkulation, in der man die Produktionskosten einer Ware ermittelt.  
• Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen: Wie führt man ein Unternehmenskonto? Wann stehen Lohnabrechnungen an? Und wie erstellt man Angebote? Mit Fragen wie diesen werden kaufmännische Abläufe abgewickelt.
• Einkauf und Logistik: In diesem Fall stehen Produkte, Anbieter und die auf dem freien Markt üblichen Angebote im Fokus – man analysiert dafür also den Wettbewerb mit seinen Konkurrenten. Auch ein souveränes Auftreten in Verhandlungen wird geschult.
• Marketing und Vertrieb: Wie man Kunden gewinnt und diese an das Unternehmen bindet, also so genannte Akquise betreibt, steht bei dieser Spezialisierung im Mittelpunkt.
• Personalwesen: Urlaubstage, Reisekosten, Gehaltsabrechnungen – in der Personalwirtschaft werden diese Bereiche verwaltet. Außerdem wichtig: das Formulieren von Stellenausschreibungen.
• Assistenz und Sekretariat: Diese Wahlpflichtqualifikation ist besonders wichtig für ein Unternehmen, weil hierzu beispielsweise die Terminplanung oder das Organisieren von Veranstaltungen gehören.
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement: Mit dieser Qualifikation wird man geschult, den Betrieb bezogen auf das Unternehmensbild und das eigene Image öffentlichkeitswirksam zu präsentieren – beispielsweise durch das Pflegen der firmeneigenen Social-Media-Kanäle.
• Verwaltung und Recht: Dieser Schwerpunkt bietet sich an, wenn man eine Ausbildung im öffentlichen Dienst macht und beispielsweise Bürger bei ihren Anfragen im Bürgerbüro unterstützen soll.
• Öffentliche Finanzwirtschaft: Auch in diesem Fall bewegen sich Azubis im öffentlichen Dienst und bereiten unter anderem die Papiere für den Jahresabschluss vor. In diesem wird die finanzielle Lage des Unternehmens festgehalten – es wird eine so genannte Gewinn- und Verlustrechnung anhand der geprüften Rechnungen des Jahres gemacht.

Was lernt eine Kauffrau bzw. ein Kaufmann für Büromanagement in der Berufsschule?

In der Berufsschule werden zwei große Bereiche abgedeckt: Büroprozesse und Geschäftsprozesse. Zu den Büroprozessen zählt unter anderem die Informationsverarbeitung, also alle Vorgänge, wie Daten gesichert und gepflegt werden. Auch auf dem Lehrplan: wie der Posteingang richtig bearbeitet wird und welche Risiken Onlineprogramme mit sich bringen. Im Bereich Geschäftsprozesse lernt man, wie Aufträge bearbeitet oder Rechnungen erstellt werden und was sich hinter der kaufmännischen Steuerung verbirgt. 

Gestaltung der Büroprozesse: In diesem Bereich werden die angehenden Kaufleute für Büromanagement über Arbeitsstrategien, wie die Informationsbeschaffungsstrategie, und Methoden des Zeitmanagements informiert. Zudem setzen sie sich mit digitalen Terminplänen auseinander. 

Auftragsbearbeitung: Man lernt Tabellenkalkulationsprogramme kennen, erstellt Preisberechnungen und frischt seine mathematischen Fähigkeiten wieder auf.

Kundengewinnung: Im Vordergrund steht hier unter anderem die Marktsituation des Unternehmens. Man lernt dafür zunächst, welche Märkte es gibt, und wo der eigene Betrieb einzuordnen ist. So kann man bald die Wettbewerbssituation fachgerecht beurteilen.

Buchführung: Bei den Grundlagen der Buchführung erfährt man beispielsweise, was sich hinter dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung verbirgt.  

Finanzierung: Angehende Kauffrauen und Kaufmänner für Büromanagement lernen unterschiedliche Maßnahmen kennen, mit denen das Unternehmen zahlungsfähig – das Fachwort dafür ist liquide – bleiben kann und werden mit Krediten sowie Einnahmen und Ausgaben eines Betriebs vertraut gemacht.  

Projektmanagement: Welches Ziel soll im Unternehmen erreicht werden? Wie läuft die Durchführung ab und welche Hilfsmittel werden dafür gebraucht? In einem Projektteam erstellen die Auszubildenden dafür einen Projektstrukturplan.

Was lernt eine Kauffrau bzw. ein Kaufmann für Büromanagement in der Praxis?

Im ersten Ausbildungsjahr lernt man den Betrieb kennen und macht sich mit den typischen Aufgaben vertraut: Anrufe tätigen, E-Mails beantworten und Kunden in Empfang nehmen. Zudem fängt man mit der Auftragsabwicklung an, setzt sich mit wichtigen Programmen wie Word und Excel auseinander und koordiniert Termine. Da all diese Tätigkeiten nicht streng nach Lehrjahren unterteilt sind, werden die Aufgaben im zweiten Ausbildungsjahr ähnlich sein – es steigt jedoch die Eigenverantwortung. Zu Beginn des dritten Lehrjahres kommt das Thema Finanzierung hinzu, worunter beispielsweise das Verstehen und Erstellen von Rechnungen oder Monatsabschlüssen zählen. Es kann auch vorkommen, dass angehende Kaufleute für Büromanagement mit der Organisation eines Events vertraut gemacht werden.  

Organisationstalent: Mit deinen organisatorischen Fähigkeiten hast du alles im Blick: wann Rechnungen rausgehen, wann Termine anstehen und wann neue Mitarbeiter ihre Verträge unterschreiben müssen.

Menschenfreund: Du bist die Ansprechperson für Chefs, Mitarbeiter und Kunden, weswegen du kommunikativ und aufgeschlossen sein solltest.  

Perfektionist: Ein Komma an der falschen Stelle kann schnell mal zu einer fälschlich überwiesenen Millionensumme führen – mit deiner sorgfältigen Arbeitsweise kann dir sowas nicht passieren.

Natürlich die Einstellung in dem Deutschen Jugendherbergswerk Landesverband Baden-Württemberg e. V. oder …

Weiterbildung zum Fachwirt:

Diese Weiterbildung kann man mit dem Meistertitel in handwerklichen Berufen vergleichen. Sie findet an Fachschulen statt und ermöglicht ein besseres Gehalt und eine höhere Position. Man übernimmt beispielsweise Führungsaufgaben und leitet eigenständig Projekte oder wirkt bei Zielgruppeanalysen mit. Wie lange die Weiterbildung dauert, hängt vom Anbieter ab, meist sind es zwei Jahre. In manchen Fällen wird als Voraussetzung mehrjährige Berufserfahrung verlangt. 

Weiterbildung zur Bilanzbuchhalterin:

Hat man nach der Ausbildung mindestens drei Jahre gearbeitet, wird man zur Weiterbildung zugelassen. Die Dauer hängt davon ab, ob sie in Voll- oder Teilzeit absolviert wird – in der Regel sind das mindestens fünf Monate und höchstens zweieinhalb Jahre. Als Bilanzbuchhalterin erstellt man Jahresabschlüsse oder Steuererklärungen und wertet Kennzahlen aus, die ausschlaggebend für die Unternehmensstrategie sind. 

Studium:

Nach der Ausbildung ist auch ein Studium möglich – entweder in Vollzeit oder berufsbegleitend. Viele Arbeitgeber bieten nach der Ausbildung beispielswese ein berufsbegleitendes Bachelor-Studium in Kooperation mit einer Hochschule oder Akademie an. Mögliche Studiengänge, sind unter anderem Betriebswirtschaft oder Management.

Wie sind die Zukunftsaussichten als Kauffrau/mann im Büromanagement?

Über die berufliche Zukunft müssen sich Kaufleute im Büromanagement keine Sorgen machen, da die Nachfrage nach Kaufleuten im Büromanagement sehr groß ist – sie werden in fast allen Branchen gesucht. Woran man das auch sehen kann: Die Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement gehört zu den beliebtesten Ausbildungsberufen überhaupt. Zudem wurde der Ausbildungsplan vor kurzem modernisiert und damit noch mehr auf zukünftige Herausforderungen angepasst.

Die Vergütung liegt im

• 1. Ausbildungsjahr bei 922,- EURO
• 2. Ausbildungsjahr bei 1.028,- EURO
• 3. Ausbildungsjahr bei 1.148,- EURO

• Übertarifliches Gehalt
• Wir stellen dir deine Arbeitskleidung
• Du bekommst einen internen Ausbildungsberater
• Du nimmst an Einführungstage / Azubitagen sowie an Azubiausflügen teil
• Austausch mit anderen Häusern
• Übernahmegarantie nach der Ausbildung innerhalb des DJH LVB.