Seminarraum mieten

Notiert mögliche Termine für euer Event, die erwartete Besucherzahl und den zeitlichen Umfang. Kommen die Teilnehmenden aus ganz Deutschland und reisen vermutlich mit der Bahn an? Dann überlegt euch, welche Städte verkehrsgünstig liegen. Die Gäste sind mit dem Auto unterwegs und es werden viele kostenfreie Parkplätze benötigt? Auch das kann ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl des Standortes sein.

Solltet ihr auch Zimmer für eine Übernachtung benötigen, überlegt euch, wie viele Einzel- und Doppelzimmer vermutlich zu reservieren sind.

Auf unserer Webseite findet ihr unter „Tagungen“ alle Jugendherbergen, die eine besonders gute Tagungsausstattung bieten. Schaut, ob die von euch gewünschte Region/Stadt dabei ist. Wenn ja, besucht die Webseite des jeweiligen Standortes. Dort findet ihr unter „Tagen/Proben“ eine Übersicht über die zur Verfügung stehenden Räume.

Habt ihr passende Räume gefunden, nehmt per Mail oder telefonisch Kontakt zur Jugendherberge auf. Gebt gerne die bereits festgehaltenen Rahmendaten durch. Drei Monate Vorlauf ist empfehlenswert. Das Team vor Ort kann euch schnell sagen, ob es freie Kapazitäten gibt. Bedenkt, dass bei einigen Jugendherbergen der Vorlauf deutlich länger sein kann. 

Oft steht euch eine persönliche Kontaktperson für die Tagungsorganisation zur Verfügung. Bucht gerne ein passendes Tagungspaket, Seminarräume und Rahmenprogramm individuell nach eurem Bedarf.

Wie soll eure Veranstaltung genau ablaufen? Gibt es ein Get together zum Start oder legt ihr direkt im Seminarraum los? Sind Kaffeepausen vorgesehen und muss in dieser Zeit der Raum oder die Technik verändert werden? Wollt ihr weitere Mahlzeiten einnehmen? Habt ihr ein Rahmenprogramm geplant?

Bittet die Teilnehmenden darum, euch mitzuteilen, ob Unverträglichkeiten bei gewissen Nahrungsmitteln oder bestimmte Wünsche an das Essen vorliegen. Vegetarische, vegane, gluten- und laktosefreie Verpflegung ist in zahlreichen Jugendherbergen möglich. Für die Planung brauchen die Teams vor Ort bei Gruppenbuchungen einen Überblick, wie viele Personen welche Ernährungsbedürfnisse haben.

Geht mit dem Team der Jugendherberge euren detaillierten Ablaufplan und die Essenswünsche in Ruhe durch. Im besten Fall trefft ihr euch vor Ort und schaut euch bei dieser Gelegenheit auch die Tagungsräume an. Klärt so viel wie nur möglich:

• Braucht ihr noch Stellfläche, um Material zu lagern oder ein Roll Up aufzustellen?
• Reisen noch Teilnehmende nach dem offiziellen Start der Veranstaltung an?
• Bezahlen die Gäste ihr Zimmer selbst oder wer übernimmt die Gesamtrechnung?
• Welche Bestuhlung soll in den Räumen vorbereitet werden?
• Welche Seminartechnik wird benötigt?
• Brauchet ihr einen Moderationskoffer?
• Möchtet ihr als Organisatorin oder Organisator bereits einen Abend vorher anreisen und den Raum vorbereiten?

Letztes Briefing am Veranstaltungstag: Seid als Organisatorin oder Organisator mindestens eine Stunde vor dem Start der Veranstaltung im Haus und schaut mit dem diensthabenden Team noch einmal auf den Ablaufplan. Bleibt alles wie besprochen oder hat sich noch etwas verändert? Hinterlasst gerne an der Rezeption eine Handynummer. Falls sich spontan Unklarheiten ergeben und ihr nicht im Haus zu finden seid, kann sich das Jugendherbergsteam bei euch melden.