Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die im Rahmen einer Bewerbung sowie der Beschäftigung beim DJH Baden-Württemberg e.V. erhoben werden.

Verantwortlicher

Für die Datenverarbeitung ist das Deutsche Jugendherbergswerk Landesverband Baden-Württemberg e.V. (nachfolgend DJH BW), Fritz-Walter-Weg 19, 70372 Stuttgart, Tel.: 0711/116686-0, Fax: 0711/16686-30, E-Mail: datenschutz-bw@jugendherberge.de, verantwortlich.

Allgemeine Angaben

• für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist.
• zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen (Bewerbung).
• zur Wahrung unserer berechtigten Interessen.

Datenverarbeitung

Wir verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit einer Bewerbung sowie der Vorbereitung und Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses beim DJH BW stehen und bereitgestellt werden.
Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Anrede / Geschlecht / Vor- und Nachname / Anschrift / Kontaktdaten
• alle mit der Bewerbung/Beschäftigung in Verbindung stehenden Unterlagen/Daten (u.a. aus Lebenslauf, Schul-/Hochschul-/Ausbildungszeugnisse, Qualifikationen, Einträge aus dem erweiterten Führungszeugnis etc.)
• Bankverbindung / Kranken- / Sozialversicherung / Steuerdaten / Gesundheitsdaten

Zweck der Verarbeitung

Die o.g. Kategorien der personenbezogenen Daten erheben wir für

• die Bearbeitung von Bewerbungen sowie vorvertragliche Rechtsverhältnisse.
• die Dokumentation der ordnungsgemäßen Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses.
• die Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses (auch nach dessen Beendigung).

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit diese für die Bewerbung/das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung sind u.a. Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b) und Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.
Weiterhin können gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO personenbezogene Daten verarbeitet werden aus unserem berechtigten Interesse wie:

• Maßnahmen zur Personalentwicklungsplanung.
• Maßnahmen zum Schutz von Beschäftigten und Kunden sowie zum Schutz des Eigentums des Verantwortlichen.
• die Veröffentlichung dienstlicher Kontaktdaten im Intranet, internen Telefonbuch sowie Homepage.
• die Aufzeichnungen von Mitarbeitergesprächen (z.B. Dokumentation der festgelegten Ziele/Zielerreichung.

Ferner ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke durch eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO möglich. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass Ihnen durch den Widerruf Nachteile entstehen. Dies betrifft u.a.:

• die Nutzung von Mitarbeiterbildern
• Geburtstagslisten

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h) DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs.1 b) BDSG erforderlich sein. Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z.B. betriebliches Eingliederungs-management).
Für die Durchführung von „Online-Meetings“ ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO – berechtigtes Interesse an der effektiven Durchführung sowie Protokollierung von „Online-Meetings“. Sofern Sie in die Video-/Audio-Aufzeichnung eingewilligt haben, erfolgt eine entsprechende Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Ihre Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn die Einwilligung widerrufen wird, stellen wir die entsprechende Datenverarbeitung ein.

Datenempfänger

Wir übermitteln personenbezogenen Daten innerhalb des DJH BW ausschließlich an Personen, die die Daten aus den vorstehenden Gründen benötigen. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur, wenn eine datenschutzrechtliche Übermittlungsbefugnis (insbesondere
nach den oben genannten Rechtsvorschriften) besteht (z.B. Krankenkassen, Finanzämter, Versorgungswerke) oder wenn der Betroffene eingewilligt hat.
Eine Weitergabe an Auftragsdatenverarbeiter (z.B. externe Lohnbuchhaltung) sowie zur besonderen Verschwiegenheit verpflichtete Personen (z.B. Rechtsanwälte) kann unter Umständen erfolgen.
Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. Dies sind u.a. die externe Lohnbuchhaltung, Zeitmanagementsysteme oder Mitarbeitermanagementsysteme. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt.

Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland

Es findet grundsätzlich keine Übermittlung an ein Drittland statt, außer

• es ist gesetzlich vorgeschrieben (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten).
• es wurde eine Einwilligung erteilt.
• dies ist durch das berechtigte Interesse datenschutzrechtlich legitimiert und keine höheren schutzwürdigen Interessen des Betroffenen stehen dem entgegen.

Dauer und Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht, d.h. wenn die Daten für die Begründung, Durchführung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung/Erfüllung der Rechte und Pflichten aus dem Beschäftigungsvertrag/Gesetz/Betriebs- oder Dienstvereinbarung/ Tarifvertrag nicht mehr erforderlich sind. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Die Speicherdauer richtet sich auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (6 Jahre) und der Abgabenordnung (10 Jahre) ergeben.
Die Speicherung Ihrer Daten findet für die Dauer der Bearbeitung der vorvertraglichen Rechtsverhältnisse bzw. Bewerbungen statt, darüber hinaus so lange bis feststeht, dass keine Rechtsfolgen mehr entstehen können, die einen Nachweis zu Darlegungs- und Beweisgründen für uns erforderlich machen. In der Regel erfolgt eine Löschung 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens oder schriftlicher Absage.
Dokumente sowie Papierakten werden nach Ablauf der o.g. Aufbewahrungsfristen unverzüglich einer ordnungsgemäßen Aktenvernichtung zugeführt, in elektronisch geführten Personalakten gespeicherte Daten werden unverzüglich gelöscht.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzrechtliche Anfragen an uns sowie unseren externen Datenschutzbeauftragten können Sie an datenschutz-bw@jugendherberge.de stellen.

Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der entsprechenden Regelung der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung (Art. 16, 17 DSGVO). Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.
 

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden. In Baden-Württemberg ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Postfach 102932, 70025 Stuttgart, poststelle@lfdi.bwl.de.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Die Entscheidung über das Beschäftigungsverhältnis beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, sodass keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO stattfindet.